電話応対マナー!失敗しない電話のかけ方・切り方や時間帯の具体的な説明

会社や仕事で始めて電話応対をするとき、具体的マナーがわからず困惑することは多いですよね。

電話を掛けて良い時間帯や、かけ方切り方など普段あまり意識できていないため、仕事の機会に始めて学ぶことになります。

電話応対によって、その会社のイメージがついてしまう事もありますので意外と重要性は高いです。

今回は電話応対マナーの時間帯やかけ方・切り方など詳しく説明していこうと思います。



スポンサーリンク

電話応対マナー!失敗しない電話のかけ方・切り方や時間帯は?

 

電話応対マナーは重要でありますが、職場で詳しく教わることも少ないのが現状です。

いざ新しい仕事を始めたときに電話応対する機会は多いため、電話のかけ方・切り方で失敗しない為の意識時間帯など解説していきます。

かけ方・切り方で失敗しない為に

  • 掛ける前に準備しておく
  • 元気な声を意識する
  • わかりやすく伝える
  • こまめに確認をとる
  • 感謝・お礼をする
  • 優しく切る

掛ける前に準備しておく

相手の用件や都合はメモしておく必要があるため、電話を掛ける前にメモ帳筆記用具などの用意が必要です。

また、こちらの用件を適切に伝えるために情報を簡潔にまとめておく事も大事になります。

事前の準備が出来ていないと相手を待たせる事になり失礼になってしまいますので、これらのマナーを怠ることなく電話した方が良いですね。

元気な声を意識する

会社の電話を使うということは、その会社の看板を背負っている事と同じですので、自分の電話応対がその会社の評価に直接繋がってしまいます。

ですので普段よりも一段元気な声を意識することが大事になっていきます。

元気な声は周囲の人に好印象を与えるだけでなく、自分自身もつられて明るくなっていくので良い習慣付けになると思います。

わかりやすく伝える

こちらの伝えたい情報がまとまっていないと、相手方は何を言っているのかわからないと感じ、仕事にも影響が出てきてしまいます。

ですので情報をわかりやすく伝えられる能力も、電話応対のマナーには必要不可欠になっていきます。

情報をわかりやすく伝えることができれば時間の短縮にもなりますし、相手方も困らずに済みますね。

こまめに確認をとる

電話応対において確認を怠ってしまうと、再度こちらから相手に電話をする必要が出てきてしまいます。

何度も電話を掛けることは失礼に当たってしまいますので、最初の電話で時間や用件、名前など、こまめな確認が大切です。

仕事上の重大なミスにも繋がることがあるので注意した方が良いですね。

感謝・お礼をする

「いつもお世話になっております」や「有難うございます」などの感謝する言葉は、仕事をする上で大事なマナーになります。

感謝の言葉があると相手も安心出来ますし、その後の仕事をスムーズに進めていくことも出来ますね。

日常生活でも感謝する習慣は役立つと思いますので、普段から習慣付けていった方が良いかもしれません。

優しく切る

電話応対は電話を掛けた方が先に切るマナーがありますので、こちらから電話を切る場合は受話器は優しく置くことを心がけましょう。

スマートフォンなどは切る音が聞こえませんが、会社などで使う電話は受話器を置くタイプのものが多いので、どうしても音が鳴ってしまいます。

なるべく相手の耳に受話器の音を残さないことも大事なマナーになります。

失敗しない時間帯は?

 

こちらから電話を掛ける時間は、相手会社の営業時間内にかけることが基本的なマナーになっています。

また昼の12時から13時までは、ほとんどの会社が昼食を取っているため、営業時間といえど、この時間帯にかける事はNGになります。

どうしても営業時間外に電話しなければならない緊急の用件の場合は、
「朝早く恐れ入ります」「夜分恐れ入ります」などを付けて電話することがマナーになっています。

何にしても準備が整っていない時間帯に電話が掛かってくるのは気分の良いものでは有りませんので、昼を除いた営業時間内にかける事が良いですね。



スポンサーリンク

電話応対マナー!かけ方・切り方の具体的な説明

 

電話応対をするとき、自分が話したい相手ではない人が出た時など様々な状況があると思います。

話したい相手が出た時や違う人が出た時、相手用件の折り返しなどの場合、どのような会話の流れになるのか解説していきます。

話したい相手が出た時の流れ

  1. 自分の名前を名乗る
  2. 相手の確認をする
  3. 都合を聞く
  4. 用件を話す・尋ねる
  5. 電話を切る

1.名前を名乗る

まずは自分の会社名と名前を名乗ります。

セールスなどによくある”相手の名前から聞く”ことは相手の失礼になりますので、注意が必要です。

具体的な会話は以下のようになります。
「~会社の~と申します。いつもお世話になっております。」

2.相手の確認をする

相手の役職と名前を本人かどうか確認するため以下のように質問します。
「~部の~さんでいらっしゃいますか?」

3.都合を聞く

相手が現在取り込んでいる場合は再度かけ直し、取り込んでいない場合は相手に具体的な要する時間を確認します。
「お時間の方、~分ほど宜しいでしょうか?」

4.用件を話す・尋ねる

用件をわかりやすく簡潔に説明、または相手へ質問を尋ねます。
「~の件についてなのですが~」

5.電話を切る

用件が伝わり電話を切る際などは、お礼をしてから先に切るようにしましょう。
「お時間頂きまして有難うございます。失礼致します」

違う人が出た時の流れ

  1. 自分の名前を名乗る
  2. 相手がいるか否か尋ねる

1.名前を名乗る

違う人が出た時でも先程と同じく、まずは自分の会社名と名前を名乗ります。
「~会社の~と申します。いつもお世話になっております。」

2.相手がいるか否か尋ねる

大きい会社の場合、相手は受付担当などの場合が多いので話したい相手が現在いるか否かを尋ねます。
「~部の~さんはいらっしゃいますか?」

いなかった場合

3.戻る時間を聞く
4.電話を切る

3.戻る時間を聞く

こちらから再度掛け直すため、相手が在席している時間や戻ってくる時間を尋ねます。
「何時頃お戻りになられますか?」
「いつ頃いらっしゃいますか?」

相手の不在が長引く場合、以下のように相手に折り返しをお願いする事もあります。
「おそれ入りますが、ご都合のつくお時間にお電話を頂きたいのでお伝えして頂いても宜しいでしょうか?」

4.電話を切る

上記と同じくこちらから電話を掛けた為、先に受話器を切ります。
「お時間頂きまして有難うございます。失礼致します」
「あらためてお電話さしあげます。失礼致します」

おり返すよう頼まれている場合

 

おり返すよう相手から頼まれている場合、その旨を伝えます。
「先程ご連絡を頂きましたので、おり返しお電話致しました」



スポンサーリンク

まとめ

 

会社員だけでなくパートやアルバイトなども今回のような対応が必要になるケースは多く、覚えておいてと損はない知識になりますね。

始めて就職する時は特に電話応対マナーに困ることが多いですので、今回の内容を事前に知っておくことは良いと思います。

実際の電話応対は仕事が絡んできますので、より複雑になっていくことあります。

会社の看板を背負っている事と同じでありますので、プレッシャーは掛かりますが、慣れるまでは大変かも知れませんね。

最低限の会話マナーや明るく接していれば相手も悪い気はしませんので、マナーを覚えるまでは、その辺をしっかりしていけば良いとも感じます。

これから電話応対をする会社に入る方は、プレッシャーを感じすに頑張っていって欲しいと思います!

 

参考

リクナビ

TECHアカデミー

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です